Обратите внимание, что автоматическое распределение работает на заказы не старше 3-х месяцев.
В системе предусмотрена настройка распределения заказов по менеджерам. Для включения перейдите в раздел «Заказы», который находится в системных настройках.
При распределении заказов учитывается статус, онлайн-статус менеджера, а также рабочее время (устанавливается по пути Настройки - Общие) в системе, если активна настройка «Распределять только в рабочее время».
Важно!
При установке галочки в настройке «Распределять только в рабочее время» распределение начнется лишь по достижении рабочего времени. До этого момента система не будет учитывать наличие менеджеров в системе и их статус.
Статус - это глобальный статус менеджера, который выставляется в системе. Существует 4 вида глобального статуса: «Свободен», «Занят», «На обеде», «Перерыв».
Онлайн-статус - это статус авторизации менеджера в системе, то есть фактическое нахождение менеджера в системе.
Назначение заказа на менеджера клиента
При появлении заказа производится проверка на наличие ответственного менеджера клиента, который сделал заказ. В зависимости от настройки также проверяется статус и онлайн-статус менеджера.
Если ответственный менеджер присутствует и доступен, то при помощи настройки мы регулируем его назначение на заказ.
Важно!
При выборе значения «Назначать заказ на менеджера клиента», установленные лимиты по количеству заказов в опции «Назначать на менеджера не более» будут игнорироваться.
Равномерное распределение заказов на менеджеров
В опции выбирается одно из значений:
- Не делать;
- Равномерно по менеджерам с учетом статуса менеджера, типа заказа, способа оформления и магазина;
- Равномерно по менеджерам с учетом онлайн-статуса менеджера, типа заказа, способа оформления и магазина;
- Равномерно по менеджерам с учетом статуса и онлайн-статуса менеджера, типа заказа, способа оформления и магазина.
Режим «Не делать»
При выборе этого варианта система будет запускать только ту настройку, которую рассмотрели чуть выше. То есть заказ будет назначаться только на ответственного менеджера клиента с проверкой статуса и онлайн-статуса. Подробнее про статус менеджера читайте в соответствующей статье.
Режим «Равномерно по менеджерам с учетом статуса менеджера, типа заказа, способа оформления и магазина»
В данном режиме также, как и в режиме «Не делать», сначала проверяется ответственный менеджер клиента и, если это возможно, назначается ответственным за заказ. Если это не удалось, то далее запускается механизм распределения заказа между всеми менеджерами из групп пользователей, в которых выставлены аналогичные заказу тип, способ оформления и магазин. Также статус менеджера должен быть «Свободен».
Режим «Равномерно по менеджерам с учетом онлайн-статуса менеджера, типа заказа, способа оформления и магазина»
При распределении заказа система изначально проверяет настройку «Назначение заказа на менеджера клиента», на наличие ответственного менеджера. Если назначить заказ не удалось, то далее запускается механизм распределения заказа между всеми авторизованными менеджерами, то есть которые фактически находятся в системе, но при этом могут иметь глобальный статус «Занят», «На обеде», «Перерыв», и у которых имеются аналогичные заказу тип, способ оформления и магазин (задаются на странице группы пользователей).
Режим «Равномерно по менеджерам с учетом статуса и онлайн-статуса менеджера, типа заказа, способа оформления и магазина»
При распределении заказа система, по аналогии, в начале проверяет настройку «Назначение заказа на менеджера клиента», на наличие ответственного менеджера. Если назначить заказ не удалось, то далее запускается механизм распределения заказа между всеми менеджерами из групп пользователей, в которых выставлены аналогичные заказу тип, способ оформления и магазин. Кроме того, учитывается статус менеджера: он должен быть авторизован в системе и иметь статус «Свободен».
Примечание
Если необходимо настроить распределение заказов на менеджеров, обрабатывающих заказы через мобильное приложение, то в настройках распределения заказов нужно установить режим с учетом статуса менеджера.
Далее устанавливается приоритет распределения заказов: сначала старые или сначала новые.
Если установить распределение сначала новых заказов - на менеджера будут назначаться «свежие» заказы. Таким образом, имея огромную очередь заказов, можно работать сначала с самыми «горячими» клиентами, а потом уже разбираться со старыми заказами.
В настройках можно установить количество заказов в определенных статусах, которыми может заниматься менеджер (например, в статусе «Новый»).
При поступлении заказа в систему инициализируется задача на распределение заказов среди менеджеров.
При формировании нового заказа система выбирает свободного менеджера, назначает заказ на него и перемещает в конец очереди для того, чтобы следующий заказ был назначен на другого менеджера. Таким образом заказы будут распределяться по принципу «карусели» - равномерно по всем менеджерам в зависимости от нагрузки.
Следующая настройка распределения - галочка «Показывать информацию о нераспределенных заказах менеджерам в разделе "Заказы"». При активации, на странице «Заказы», будет видно количество нераспределенных заказов и сумма по ним, что является как информацией для руководителя компании, так и стимулом для менеджеров.
Приведем примеры, когда может быть полезна функция автоматического распределения заказов:
- предпраздничные дни, когда количество заказов увеличивается;
- ночные заказы, которые не могут быть обработаны сразу в момент их появления.
Тип заказа и магазина настраиваются в разделе «Распределение заказов» в настройках групп пользователей. Настройки указываются только после активации опции «Обрабатывают заказы». Если у группы эта опция неактивна - распределение заказов по ней не производится.