Настройка загрузки входящих писем

Скопировать ссылку на статью

Скопировано

Содержание

1. Общая информация
2. Настройка почтовых сервисов
   • Настройка для Mail.ru
   • Настройка для Gmail
3. Алгоритм привязки входящих писем
4. Дополнительные параметры загрузки

Общая информация

В системе можно загружать входящие письма с нескольких почтовых ящиков. Для добавления доступно не более 10 аккаунтов забора сообщений.

При создании нового аккаунта забора сообщений во вкладке «Входящие» отобразится список настраиваемых полей. Рекомендуем подключать входящую почту по протоколу IMAP.

Обратите внимание, что штатная загрузка писем занимает около 6 минут. Время загрузки может варьироваться в зависимости от нагрузки на сервер. Первоначальная загрузка писем может занимать продолжительное время, от 4-х часов и более (зависит от количества писем).

Примечание

При импорте входящей почты, письма в почтовом ящике помечаются как прочитанные.

О том, какие настройки подходят для почтового сервера, узнайте в документации почтового сервиса, например:

• Яндекс;
• Mail.ru;
• Google.
• Microsoft Exchange

Настройка почтовых сервисов

Настройка для Mail.ru

Для Mail.ru требуются дополнительные настройки на стороне самого сервиса. Необходимо создать пароль для внешних приложений.

Чтобы создать пароль для внешнего приложения:

1. Перейдите в настройки Mail ID → «Безопасность» → «Пароли для внешних приложений».
2. Нажмите кнопку «Добавить».
3. Введите название приложения, чтобы не забыть, для какой программы пароль.
4. Скопируйте код.
5. Введите его в поле «Пароль» в системе.

Настройка для Gmail

Для Gmail подключение осуществляется по протоколу IMAP, который в настройках почты Google сейчас включен по умолчанию. Дополнительно на стороне сервиса необходимо создать специальный пароль для внешних приложений.

Чтобы создать пароль для внешнего приложения:

1. Убедитесь, что в вашем аккаунте Google включена двухэтапная аутентификация. Без нее раздел с паролями приложений будет недоступен.
2. Перейдите в настройки аккаунта Google: выберите «Безопасность» → «Вход в аккаунт Google» → «Пароли приложений» (прямая ссылка на раздел: https://myaccount.google.com/apppasswords).
3. Укажите название приложения (например, RetailCRM), чтобы в дальнейшем понимать, для чего используется данный пароль, и нажмите кнопку «Создать».
4. В открывшемся окне будет сгенерирован 16-значный код. Скопируйте его.

При настройке нового аккаунта сбора сообщений в системе заполните поля следующим образом:

• Адрес сервера: imap.gmail.com
• Протокол: IMAP
• Порт: 993
• Использовать SSL: Да
• Логин: укажите ваш email-адрес.
• Пароль: вставьте скопированный ранее пароль приложения (без пробелов).

Для настройки протокола POP возможны 2 варианта: протокол включен для всех писем (даже для тех, которые уже загружены) и протокол включен для писем, полученных с этого момента. Выберите наиболее подходящий вариант.

Примечание

В системе можно указать разные почтовые ящики для отправления исходящей почты и загрузки входящей.

Алгоритм привязки входящих писем

Письма, отправленные на e-mail интернет-магазина, будут автоматически «привязываться» либо к клиентам системы по адресу электронной почты, либо к заказам, если в теме письма удалось найти номер заказа. В случае, когда заданы индивидуальные e-mail для всех магазинов, необходимо создать для каждого магазина аккаунт загрузки сообщений.

Алгоритм «привязки» входящих писем:

• Если в теме письма удалось найти номер заказа в формате [#NUMBER] (например, [#3112], где 3112 - это номер заказа), то данное письмо будет автоматически привязано к соответствующему заказу.
• В случае, если предыдущий шаг не был выполнен, то далее проверяется адрес отправителя. Если существует такой клиент - письмо привязывается к этому клиенту.
• Если клиента нет в системе и в настройках «Создавать клиента, если не найден» проставлено значение «Да» - в системе создается клиент, и к нему привязывается письмо.
• Если в системе нет клиента и в настройках «Создавать клиента, если не найден» проставлено значение «Нет» - письмо пропускается.

Дополнительные параметры загрузки

Поле «Удалять загруженные сообщения» - удаление с почтового сервера загруженных в систему писем.

Поле «Оповещать менеджера» - оповещение о входящем письме менеджеру, который закреплен за клиентом.

Поле «Создавать клиента, если не найден» - создание нового клиента, если при загрузке входящего письма не было обнаружено совпадений по e-mail. Если опция неактивна (выбран вариант «Нет») и при попытке загрузить письмо не было обнаружено совпадений по e-mail, то подобные письма загружены не будут.

Важно!

При включенной функции проверяются все непрочитанные письма из папки «Входящие». После загрузки письма создается карточка клиента, в которой заполнено только поле «Email».

В поле «Группа менеджеров для новых клиентов» укажите группу пользователей, в которой на сотрудников будут назначаться новые клиенты в соответствии состатусом менеджера. Распределение будет работать следующим образом: в первую очередь клиенты будут равномерно распределяться по тем менеджерам, у кого выставлен статус «Свободен». Если ни одного свободного менеджера нет, то распределение будет осуществляться по тем сотрудникам, у кого выставлен статус «На обеде», «Занят», «Перерыв» и по тем сотрудникам, кто не авторизован в этот момент в системе.

В результате создания менеджеру приходит 2 уведомления от системы: первое сообщает, что менеджеру был назначен клиент, а второе - с информацией о входящем письме.

Поле «Оповещать о пропущенных сообщениях» - уведомление пользователю, который настраивал аккаунт входящей почты, о том, что возникли проблемы с загрузкой письма.