Скопировать ссылку на статью Скопировано Создание и редактирование задачи Скопировать ссылку на статью Скопировано

Содержание

1. Как создать новую задачу?
2. Как отредактировать задачу?
3. Приоритет задачи
4. Наблюдатели задачи
5. Просроченная задача
6. Файлы задачи
7. Работа с комментариями
8. Работа с тегами
9. История задачи

Как создать новую задачу?

Создать задачу можно из списка задач, карточки заказа или клиента, а также из блока «Оповещения». Форма откроется в боковой панели — шторке.

Заполните поле «Что сделать?», укажите срок исполнения и ответственного менеджера или группу пользователей. При необходимости добавьте описание, теги, наблюдателей и файлы, затем нажмите «Сохранить».

Если создать задачу из заказа или клиента, она автоматически свяжется с ним. При создании из списка задач можно выбрать клиента или заказ, а при наличии права на просмотр обращений — связать задачу с обращением. Одновременно выбрать клиента и заказ нельзя: после выбора одного поле другого становится недоступным.

Как отредактировать задачу?

Откройте задачу, измените нужные поля и нажмите «Сохранить». Для редактирования нужны соответствующие права. Автора задачи и её связь с заказом или клиентом изменить нельзя.

Чтобы завершить задачу в карточке, нажмите «Завершить», затем «Сохранить». При сохранении фиксируются фактическая дата и время исполнения.

Поля завершённой задачи недоступны для редактирования. Чтобы вернуть её в работу, нажмите «Открыть заново», затем «Сохранить». Оба действия в карточке требуют права на редактирование задачи.

Приоритет задачи

В поле «Приоритет» выберите «Низкий», «Средний» или «Высокий». По умолчанию у новой задачи установлен средний приоритет. Чтобы изменить приоритет существующей задачи, выберите нужное значение в её карточке и сохраните изменения.

Приоритет отображается флажком в карточке, списках задач и новых оповещениях. Его изменение фиксируется в истории задачи.

Наблюдатели задачи

Наблюдатели получают уведомления об изменениях задачи. В поле «Наблюдатели» можно выбрать нескольких активных менеджеров и группы пользователей. Автор новой задачи добавляется автоматически. Чтобы изменить состав наблюдателей, добавьте или удалите значения и сохраните задачу.

Наблюдатель может просматривать задачу при наличии права на просмотр своих задач. Права на редактирование задачи и доступ к связанному заказу или клиенту настраиваются отдельно: назначение наблюдателем их не предоставляет.

При деактивации или удалении пользователя он исключается из наблюдателей всех задач. Удалённая группа также исключается из наблюдателей.

Просроченная задача

Незавершённая задача с истёкшим сроком исполнения отмечается меткой «Просрочена». Задача без срока исполнения и завершённая задача не считаются просроченными. Если перенести срок на будущее и сохранить изменения, метка исчезнет.

Файлы задачи

При создании задачи нажмите «Прикрепить файл», выберите файл и сохраните задачу. Файлы загружаются после её создания. Допустимы те же форматы, что и для файлов в заказах и карточках клиентов.

В сохранённой задаче откройте вкладку «Файлы», чтобы просмотреть или скачать вложения, добавить новые либо удалить ненужные. На вкладке отображается количество файлов.

Для добавления и удаления файлов нужны права на редактирование задачи. Загрузка файлов также должна быть доступна в аккаунте. При доступе только к просмотру или недоступности загрузки отображаются ссылки на уже прикреплённые файлы.

Если загрузка завершилась ошибкой, в карточке появится сообщение. При этом новая задача уже может быть создана. Откройте её и повторно загрузите файлы, которые не удалось прикрепить. Не создавайте задачу повторно, пока не проверите результат первого сохранения.

Работа с комментариями

На вкладке «Комментарии» сохранённой задачи можно оставлять сообщения длиной до 10 000 символов. Для этого нужен доступ к просмотру задачи. Форма ввода находится под списком комментариев.

Собственные комментарии можно редактировать и удалять. Администратор системы может изменять и удалять комментарии всех пользователей. Эти действия отражаются в истории задачи.

Работа с тегами

Теги — это метки для поиска и фильтрации задач.

Нажмите «+ Добавить» в блоке тегов и начните вводить название. Выберите существующий тег из списка или нажмите «Создать», если подходящего нет. Выбранные теги сохраняются вместе с новой задачей.

Для создания тега нужно право «Создание тегов для задач» в разделе «Задачи» настроек группы пользователей. Без этого права можно использовать существующие теги. Если совпадений нет, система сообщит об этом. Цвет нового тега выбирается автоматически.

Переименовывать теги, менять их цвет и удалять из системы может только администратор. Для этого откройте меню с тремя точками напротив тега в списке. Изменение или удаление тега затронет и другие задачи, в которых он используется.

К задаче можно добавить несколько тегов, а закрепить — только один. Закреплённый тег показывается первым в списке. После открепления он возвращается на прежнее место.

История задачи

Нажмите «История» в карточке задачи, чтобы посмотреть изменения.

В истории отражаются:

• изменение статуса задачи;
• изменение срока исполнения и ответственного;
• изменение полей «Что сделать?» и «Описание»;
• добавление, редактирование и удаление комментариев;
• добавление, удаление и переименование тегов;
• изменение приоритета;
• добавление и удаление наблюдателей.

При создании задачи в истории появляется запись о её открытии. Наблюдатели записываются в историю при последующих изменениях, а не при первоначальном заполнении задачи.

В каждой записи указаны прежнее и новое значения, дата, время и источник изменения. Для автоматических изменений системы отображается «CRM», в остальных случаях — менеджер, триггер или ключ API. При наличии прав по ссылке можно открыть карточку менеджера, настройки триггера или API-ключа.