Настройка загрузки входящих писем

Скопировать ссылку на статью

Скопировано

Содержание

• Общая информация
• Настройка почтовых сервисов
• Настройка для Mail.ru
• Настройка для Gmail
• Алгоритм привязки входящих писем
• Дополнительные параметры загрузки

Общая информация

В системе можно загружать входящие письма с нескольких почтовых ящиков. Для добавления доступно не более 10 аккаунтов забора сообщений.

Каждый подключённый почтовый аккаунт обрабатывается независимо, в том числе проверка уже загруженных писем выполняется в пределах этого аккаунта. Если одно письмо попало в несколько подключённых ящиков или алиасов, оно может быть загружено по одному разу из каждого аккаунта и создать несколько записей в системе.

При создании нового аккаунта забора сообщений во вкладке «Входящие» отобразится список настраиваемых полей. Рекомендуем подключать входящую почту по протоколу IMAP.

Обратите внимание, что штатная загрузка писем занимает около 6 минут. Время загрузки может варьироваться в зависимости от нагрузки на сервер. Первоначальная загрузка писем может занимать продолжительное время, от 4-х часов и более (зависит от количества писем).

Примечание

При импорте входящей почты, письма в почтовом ящике помечаются как прочитанные.

О том, какие настройки подходят для почтового сервера, узнайте в документации почтового сервиса, например:

• Яндекс;
• Mail.ru;
• Google.
• Microsoft Exchange

Настройка почтовых сервисов

Настройка для Mail.ru

Для Mail.ru требуются дополнительные настройки на стороне самого сервиса. Необходимо создать пароль для внешних приложений.

Чтобы создать пароль для внешнего приложения:

1. Перейдите в настройки Mail ID → «Безопасность» → «Пароли для внешних приложений».
2. Нажмите кнопку «Добавить».
3. Введите название приложения, чтобы не забыть, для какой программы пароль.
4. Скопируйте код.
5. Введите его в поле «Пароль» в системе.

Настройка для Gmail

Для Gmail подключение осуществляется по протоколу IMAP, который в настройках почты Google сейчас включен по умолчанию. Дополнительно на стороне сервиса необходимо создать специальный пароль для внешних приложений.

Чтобы создать пароль для внешнего приложения:

1. Убедитесь, что в вашем аккаунте Google включена двухэтапная аутентификация. Без нее раздел с паролями приложений будет недоступен.
2. Перейдите в настройки аккаунта Google: выберите «Безопасность» → «Вход в аккаунт Google» → «Пароли приложений» (прямая ссылка на раздел: https://myaccount.google.com/apppasswords).
3. Укажите название приложения (например, RetailCRM), чтобы в дальнейшем понимать, для чего используется данный пароль, и нажмите кнопку «Создать».
4. В открывшемся окне будет сгенерирован 16-значный код. Скопируйте его.

При настройке нового аккаунта сбора сообщений в системе заполните поля следующим образом:

• Адрес сервера: imap.gmail.com
• Протокол: IMAP
• Порт: 993
• Использовать SSL: Да
• Логин: укажите ваш email-адрес.
• Пароль: вставьте скопированный ранее пароль приложения (без пробелов).

Для настройки протокола POP возможны 2 варианта: протокол включен для всех писем (даже для тех, которые уже загружены) и протокол включен для писем, полученных с этого момента. Выберите наиболее подходящий вариант.

Примечание

В системе можно указать разные почтовые ящики для отправления исходящей почты и загрузки входящей.

Алгоритм привязки входящих писем

Письма, отправленные на e-mail интернет-магазина, будут автоматически «привязываться» либо к клиентам системы по адресу электронной почты, либо к заказам, если в теме письма удалось найти номер заказа. В случае, когда заданы индивидуальные e-mail для всех магазинов, необходимо создать для каждого магазина аккаунт загрузки сообщений.

Алгоритм «привязки» входящих писем:

• Если в теме письма удалось найти номер заказа в формате [#NUMBER] (например, [#3112], где 3112 - это номер заказа), то данное письмо будет автоматически привязано к соответствующему заказу.
• В случае, если предыдущий шаг не был выполнен, то далее проверяется адрес отправителя. Если существует такой клиент - письмо привязывается к этому клиенту.
• Если клиента нет в системе и в настройках «Создавать клиента, если не найден» проставлено значение «Да» - в системе создается клиент, и к нему привязывается письмо.
• Если в системе нет клиента и в настройках «Создавать клиента, если не найден» проставлено значение «Нет» - письмо пропускается.

Дополнительные параметры загрузки

Поле «Удалять загруженные сообщения» - удаление с почтового сервера загруженных в систему писем.

Поле «Оповещать менеджера» - оповещение о входящем письме менеджеру, который закреплен за клиентом.

Поле «Создавать клиента, если не найден» - создание нового клиента, если при загрузке входящего письма не было обнаружено совпадений по e-mail. Если опция неактивна (выбран вариант «Нет») и при попытке загрузить письмо не было обнаружено совпадений по e-mail, то подобные письма загружены не будут.

Важно!

При включенной функции проверяются все непрочитанные письма из папки «Входящие». После загрузки письма создается карточка клиента, в которой заполнено только поле «Email».

В поле «Группа менеджеров для новых клиентов» укажите группу пользователей, в которой на сотрудников будут назначаться новые клиенты в соответствии со статусом менеджера. Распределение будет работать следующим образом: в первую очередь клиенты будут равномерно распределяться по тем менеджерам, у кого выставлен статус «Свободен». Если ни одного свободного менеджера нет, то распределение будет осуществляться по тем сотрудникам, у кого выставлен статус «На обеде», «Занят», «Перерыв» и по тем сотрудникам, кто не авторизован в этот момент в системе.

В результате создания менеджеру приходит 2 уведомления от системы: первое сообщает, что менеджеру был назначен клиент, а второе - с информацией о входящем письме.

Поле «Оповещать о пропущенных сообщениях» - уведомление пользователю, который настраивал аккаунт входящей почты, о том, что возникли проблемы с загрузкой письма.